در این سیستم تمامی مراحل خرید از ابتدا تا انتها طی یک فعالیت معرفی می شود و بسته به شرح وظایف مشخص و نوع دسترسی در اختیار کاربر مربوطه قرار می گیرد..

قابلیت شخصی سازی بر اساس مدل کاری هر شرکت به صورت مجزا

کنترل موجودی انبار موجودی انبار و وضعیت بازار کالا باتوجه به سیاستهای شرکت بصورت مداوم توسط مدیریت ارشد (مدیر تحقیق و توسعه) در حال بررسی می باشد و پس از اطمینان، به مسئول بازار اعلام نیاز می کند تا نسبت به بررسی وضعیت بازار خارجه اقدام نماید.در این مرحله اطلاعات مربوط به انبار و وضعیت اولیه بازار و کالا ثبت و نگهداری می شود.

تعیین مسئول بازار در این مرحله مسئول بازار مشخص شده است تا نسبت به بررسی بازار و کالا(ها)ی موردنیاز با فروشنده خارجی وارد مذاکره شود. بنابراین اطلاعات مربوط به کالا و نتیجه مذاکرات با مدیریت ارشد در اینجا ثبت و نگهداری می شود.

درخواست خرید پس از مذاکره اولیه توسط مسئول بازار با مدیریت شرکت، درخواست خرید توسط مسئول تنظیم می گردد تا براساس آن نسبت به بررسی بازار خارجی اقدام نماید. اطلاعات مربوط به فرم درخواست در این مرحله ثبت و نگهداری می شود.

بررسی بازار مذاکره با فروشنده خارجی و بازار کالا آغاز و نتیجه آن به مدیریت اعلام می گردد. اطلاعات مربوط به کالای مذاکره شده، فروشنده و بازار خارجی در این مرحله ثبت و نگهداری می شود.

دستور خرید در صورت تایید نتیجه مذاکرات انجام شده مسئول بازار با فروشنده خارجی توسط مدیر بازرگانی و مدیریت ارشد شرکت، دستور خرید کالا صادر می شود. اطلاعات مربوط به دستور خرید در این مرحله ثبت و نگهداری می گردد.

دریافت پروفرما براساس دستور خرید و تایید مدیر، مسئول بازار نسبت به دریافت پروفرمای کالا از فروشنده اقدام می نماید. اطلاعات مربوط به پروفرما در این مرحله ثبت و نگهداری می شود.  

ارسال به مدیریت پروفرمای دریافتی جهت تایید تعداد و مبلغ کالاها به مدیریت ارسال و در صورت موافقت ثبت سیستم می گردد و از آن پس ملاک محاسبات و کنترل های سیستم قرار می گیرد.

تعیین نحوه پرداخت در زمان تایید پروفرما نحوه پرداخت وجه کالای خریداری شده در زمان معامله اسناد مشخص می شود، نحوه پرداخت(نقدی، مدت دار و استفاده از تسهیلات) بر نوع قرارداد شرکت با بانک عامل و شرایط گشایش(اعتبار، برات و حواله) تاثیرگذار خواهد بود.

ثبت سفارش پس از قطعی شدن پروفرما و تعیین نحوه پرداخت، ثبت سفارش در وزارت صنعت، معدن و تجارت یا وزارت بازرگانی انجام می شود تا ضمن تایید شرایط ورود کالا، تعرفه های بازرگانی نیز بررسی شوند.

ارسال مدارک به بانک با دریافت ثبت سفارش بازرگانی مدارک لازم(اعم از پروفرما، ثبت سفارش، وثایق و تضامین و...) جهت بررسی به بانک تکمیل می شود تا در زمان انقعاد هرگونه قرارداد و گشایش به منظور نقل و انتقالات مالی بموقع مشکلی ایجاد نشود.

تامین ارز و گشایش شرکت پس از تکمیل مدارک و توافق با بانک، باید ارز مورد نیاز جهت گشایش و کارمزدهای دریافتی را تامین نماید. انواع گشایش(اعتبار، برات و حواله) با توجه به نحوه پرداخت و توافقی که با بانک شده است، انجام و سوئیفت مربوط به آن به بانک گارگزار خارجی ارسال می شود.

دریافت مدارک حمل پس از ایجاد گشایش براساس شرایطی که در گشایش و سوئیفت مربوطه آمده و توافقی که با فروشنده شده است، زمان ارسال اسناد حمل و مراحل معامله اسناد مشخص و در موعد مقرر اسناد اعلامی به بانک عامل ارسال می شود.

صدور بیمه نامه کالا لازم است پس از دریافت مدارک و اسناد حمل، شرکت نسبت به بررسی آن اقدام و تایید تکمیل بودن آن را اعلام و در صورت تکمیل، بیمه نامه کالا در یکی از دفاتر بیمه معتبر صادر نماید. بیمه نامه باتوجه به شرایط گشایش، نوع حمل کالا، میزان و اهمیت کالای وارداتی دسته بندی می شود.  

دریافت گواهی استاندارد باتوجه به نوع کالای وارد شده و در صورت نیاز به گواهی استاندارد و بازرسی در این مرحله مدارک مربوطه به اداره بازرسی ارسال و گواهی تایید دریافت می گردد. این مرحله می تواند با مرحله صدور بیمه نامه کالا همزمان باشد.

صدور چک سایر هزینه ها در این مرحله براساس وضعیت پرونده واردات کالا که توسط کارشناس بازرگانی پیگیری و به مدیریت اعلام می شود، دستور صدور چک مربوط به هزینه های بیمه نامه، بازرسی و سایر صادر می گردد.

تعیین ترخیص کار در ین مرحله براساس گمرک ورود کالا و بنا به تشخیص مدیریت شرکت، ترخیص کار مشخص تا مدارک لازم جهت ترخیص و خروج کالا از انبار گمرک به ایشان ارسال گردد.

ارسال مدارک ترخیص در زمان مقرر مدارک به ترخیص کار ارسال می گردد تا اقدامات لازم جهت عملیات ترخیص را انجام دهد. ممکن است در این زمان ترخیص کار اعلام نماید مدارک ناقص است و باید نسبت به اصلاح پروفرما و ثبت سفارش اقداماتی صورت پذیرد. این امر جهت خروج کالا از گمرک الزامی است.

ترخیص و پرداخت هزینه ها در صورت تکمیل مدارک و تایید کارشناس گمرک، هزینه های مربوط به ترخیص و قبض انبار و ... پرداخت می شود و زمان خروجی کالا از گمرک و ورود به انبار کارخانه مشخص می شود.

خروج کالا از گمرک پس از پرداخت کامل هزینه های ترخیص و دریافت قبض انبار، خروج کالا از انبار گمرک انجام و کالای مورد نیاز بسته به حجم و نوع کالا در خودروی مرتبط بارگیری می شود.

ورود کالا به انبار کارخانه حمل کالا از درب خروجی انبار گمرک تا درب کارخانه انجام می شود. پس از تخلیه کانتینر، کالاها در محل خود در انبار قرار می گیرد.

رفع تعهد در بانک پس از ترخیص کالا، شرکت براساس تعهداتی که به بانک در زمان گشایش ارائه نموده است، موظف است نسبت به رفع تعهد باتوجه به نحوه پرداخت و زمان معین ارائه اسناد جهت رفع تعهد اقدام نماید. کار یک پرونده زمانی به اتمام رسیده است که تمامی تعهدات شرکت انجام شده